En kontraktsinngåelse er det formelle steget som avslutter en anbudskonkurranse, der oppdragsgiver og den valgte leverandøren signerer en bindende avtale. Dette er et viktig øyeblikk som markerer starten på samarbeidet mellom partene.

Hvordan foregår kontraktsinngåelse?

Før selve signeringen må flere viktige steg gjennomføres:

1. Oppdragsgiver sender først en meddelelse til alle deltakende leverandører om hvem som har vunnet konkurransen.
2. Det må gå en karensperiode på minst 10 dager fra meddelelsen sendes ut. Dette gir andre leverandører mulighet til å klage på beslutningen hvis de mener det har skjedd feil.
3. Etter karensperioden kan kontrakten signeres av begge parter. En kontrakt regnes som inngått først når både oppdragsgiver og leverandør har signert.

Viktige hensyn ved kontraktsinngåelse

Det er flere forhold partene må være oppmerksomme på:

• Kunngjøring: For anskaffelser over visse terskelverdier må kontraktsinngåelsen kunngjøres i Doffin innen 30 dager.
• Dokumentasjon: Alle vesentlige forhold rundt kontraktsinngåelsen skal dokumenteres skriftlig.
• Kontraktsvilkår: Disse kan ikke avvike vesentlig fra det som sto i konkurransegrunnlaget.

Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å holde oversikt over viktige frister og krav knyttet til kontraktsinngåelsen, slik at ingen formelle krav blir oversett.

Når kontrakten er signert, er partene bundet av avtalen og arbeidet kan starte. God dokumentasjon og tydelige avtaler er viktig for å unngå misforståelser senere. Det er også lurt å ha gode rutiner for oppfølging av kontrakten gjennom hele avtaleperioden.