Et konkurransegrunnlag er et dokument som beskriver hva en oppdragsgiver ønsker å kjøpe og hvordan anbudskonkurransen skal gjennomføres. Dette er et av de viktigste dokumentene i en anskaffelsesprosess, siden det forteller leverandørene nøyaktig hva de må gjøre for å kunne delta i konkurransen.

Hva må konkurransegrunnlaget inneholde?

• En detaljert beskrivelse av hva som skal kjøpes (kravspesifikasjon)
• Hvilke krav som stilles til leverandørene (kvalifikasjonskrav)
• Hvordan tilbudene vil bli vurdert (tildelingskriterier)
• Praktisk informasjon om frister og hvordan levere tilbud
• Kontraktsvilkår som vil gjelde for anskaffelsen

For eksempel: Hvis en kommune skal kjøpe nye møbler til rådhuset, vil konkurransegrunnlaget beskrive nøyaktig hvilke typer møbler de trenger, krav til materialer og design, leveringstid, miljøkrav, og hvordan de vil vekte pris mot kvalitet når de velger leverandør.

Viktige hensyn ved utforming

1. Være så tydelig at alle leverandører forstår hva som etterspørres
2. Ikke stille strengere krav enn nødvendig
3. Sikre at kravene er målbare og kan evalueres objektivt
4. Gi leverandørene tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud

For større anskaffelser over visse terskelverdier må konkurransegrunnlaget publiseres på Doffin, den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å finne relevante konkurransegrunnlag og effektivt vurdere om de bør delta i konkurransen.

Et godt utformet konkurransegrunnlag er avgjørende for en vellykket anskaffelse. Det sikrer at oppdragsgiver får tilbud som møter deres behov, og at leverandørene konkurrerer på like vilkår. For leverandører er det viktig å lese konkurransegrunnlaget nøye for å vurdere om de kan og bør delta i konkurransen.