En kravspesifikasjon er et dokument som beskriver nøyaktig hva en oppdragsgiver ønsker å kjøpe i en anskaffelse. Dette er et av de viktigste dokumentene i en anbudskonkurranse, siden det forteller potensielle leverandører akkurat hva de må levere for å vinne oppdraget.

Hva må en kravspesifikasjon inneholde?

En god kravspesifikasjon består vanligvis av:

• Absolutte krav (må-krav) som leverandøren må oppfylle
• Ønskede krav (bør-krav) som gir ekstra poeng i vurderingen
• Tekniske spesifikasjoner og standarder som skal følges
• Eventuelle krav til dokumentasjon og testing

For eksempel: Ved kjøp av nye kontormøbler kan absolutte krav være at stolene må tåle 120 kg belastning og ha 5 års garanti, mens ønskede krav kan være at møblene er produsert av resirkulerte materialer.

Hvordan lage en god kravspesifikasjon?

En effektiv kravspesifikasjon bør være:

1. Tydelig og konkret - unngå vage formuleringer
2. Målbar - kravene må kunne evalueres objektivt
3. Relevant - alle krav må ha en hensikt
4. Proporsjonal - kravene må stå i forhold til anskaffelsens verdi og kompleksitet

Det er også viktig å gjennomføre en markedsdialog før man ferdigstiller kravspesifikasjonen. Dette gir innsikt i hva markedet kan levere og hjelper med å unngå urealistiske krav.

Moderne verktøy som Cobrief kan hjelpe med å analysere kravspesifikasjoner ved hjelp av kunstig intelligens, noe som øker sjansen for vellykkede anskaffelser og reduserer risikoen for klager til KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser).

En god kravspesifikasjon er grunnlaget for en vellykket anskaffelse. Den sikrer at oppdragsgiver får det produktet eller tjenesten de faktisk trenger, samtidig som leverandørene får like konkurransevilkår. Jo tydeligere kravene er formulert, desto enklere blir det å evaluere tilbudene og velge riktig leverandør.