Europas største ekspertleverandør av produkter og tjenester til arbeidsplassen har frigjort masse tid som brukes på viktigere og mer givende oppgaver. Dette har gjort at de også har mulighet til å delta i flere anbud. I forlengelsen av dette vinner de også flere anbud.
– For oss er anbudsmarkedet ekstremt viktig. Derfor er vi avhengige av verktøy som gjør at vi kan jobbe enda bedre med anbudsprosesser, sier Patricia Patoka, bid manager hos Lyreco Norge.
Med Cobrief på laget kan Lyreco nå svare på flere anbud enn før. Med Cobrief har de også automatisert opptil 50 prosent av vareplukkingen.
– Vi kan bruke mer tid på mer kvalitative vurderinger og besvare flere anbud. Vi har jevnlige møter hvor vi går gjennom status på det vi jobber med, og så kommer det stadig inn nye anbudsforespørsler. Nå kan vi jobbe med enda flere samtidig, levere mer, jobbe mer med å imøtekomme kundenes behov, og vinne mer, sier Patricia Patoka.
Patoka er en del av teamet i Lyreco som jobber med anbudsprosesser. Sammen med kollega Bjørn Ove Asprem forteller hun at det ikke er uvanlig at teamet jobber med et tosifret antall anbud parallelt, der det offentlige markedet utgjør en stor del.
– Offentlige virksomheter er stabile kunder, og vinner vi en kontrakt, kan den løpe i fire år. Det gir oss forutsigbarhet og langsiktighet, sier Bjørn Ove Asprem.
Lyreco er en av verdens ledende leverandører av produkter og tjenester til arbeidsplassen. I Norge omsatte Lyreco i 2024 for nesten 2 milliarder kroner.
Med 21 butikker rundt om i landet kan mange forbinde Lyreco med tradisjonelle butikker for kontorrekvisita. Men den store motoren i selskapets norske virksomhet er bedriftsmarkedet – og leveranser til det offentlige.
På det norske hovedkontoret til det fransk-eide familiekonsernet sitter det et eget team som kun jobber med anbudsprosesser. Offentlige anbud står for brorparten av dette.
Dette er spesialister som kjenner både regelverket og kundene – og som har ett klart mål: å vinne så mange kontrakter som mulig.
– Vi leverer til bedrifter, kommuner og fylkeskommuner over hele landet. Det kan være alt fra skrivebøker og penner til renholdsprodukter, kontormøbler eller kaffeløsninger. Alt som trengs for å få en arbeidsplass eller virksomhet til å fungere, sier Patricia Patoka.
Veien frem til en underskrevet kontrakt er lang. Å vinne anbud handler om langt mer enn pris.
For hver konkurranse må Lyreco sette sammen omfattende tilbud der de ikke bare viser frem produkter og priser, men også dokumenterer miljøtiltak, leveringskapasitet, kvalitet og servicegrad.
Fordelen med disse kontraktene er at de er stabile og langsiktige – ofte fire år. Samtidig gjør det kompleksiteten større. Man må gjøre grundige risikoanalyser. Mye kan skje med tanke på leverandører, prisutviklinger og annet i løpet av kontraktsperioden på flere år.
Samtidig er det ikke alltid like lett å frigjøre tid i en hektisk hverdag til å gjøre denne jobben så grundig som de alltid ønsker. Med Cobrief er derimot tid frigjort.
Hvert anbud inneholder ofte mellom 150 og 1000 varelinjer som skal kobles mot Lyrecos produkter og priser.
– Det er en enorm jobb å plukke riktige varer og legge dem inn i de formatene oppdragsgiver krever, sier Asprem.
Denne prosessen var tidligere manuell og tidkrevende. Alt måtte matches og dokumenteres for hånd – og det tok verdifull tid fra mer strategiske vurderinger. For å effektivisere anbudsprosessen og sikre høyere kvalitet tok Lyreco sommeren 2024 i bruk Cobrief.
– Vi slipper å bruke timer på å gjenskape arbeid vi har gjort tidligere. Det sparer oss for masse tid og gjør at vi kan bruke energien på det som virkelig teller: strategien og hvordan vi kan vinne anbudet, legger Asprem til.
Med Cobrief på laget kan Lyreco nå svare på flere anbud enn før. Tidligere måtte teamet gjøre harde prioriteringer og ofte velge bort konkurranser. Kanskje var det anbud de kunne vunnet, men samlet arbeidsmengde gjorde at det ble prioritert vekk.
– Nå kan vi raskere gjøre en første vurdering og se om et anbud er relevant eller ikke. Vi får også en mer treffsikker prisindikasjon tidlig i prosessen, sier Patoka.
For Lyreco er teknologi og innovative løsinger – som Cobrief er et eksempel på – en del av en større strategi for å utvikle virksomheten videre.
– Anbudskontrakter er stabile og relativt langsiktige. I tillegg ser vi et stadig sterkere miljøfokus i anbudene, noe som passer oss godt siden vi jobber aktivt med bærekraft. Med Cobrief får vi både mer tid og høyere kvalitet på svarene våre – det styrker oss i konkurransen, sier Asprem.
Både han og Patoka er overbevist om at smart bruk av AI blir avgjørende fremover.
– Vi må bruke de verktøyene som finnes. Hvis vi ikke gjør det, ligger vi plutselig to steg bak konkurrentene våre. Nå har vi et verktøy som gir oss et solid fortrinn, sier Patoka.
AI-drevet anbudsverktøy for bedrifter som leverer anbud. Med Cobrief kan du skape nye inntekter på mindre tid.
Audun Wigum Arbo
Besparelsespotensialet har vært helt enormt for Lyreco ved bruk av AI i vareplukk, sier Medgründer og leder for AI i Cobrief, Audun Wigum Arbo.
Ikke bare kan Lyreco nå gjøre selve vareplukken som skal leveres inn raskere – de kan også mye tidligere vite den faktiske verdien av kontraktene de vurdrer.
– Allerede sparer de hundrevis av timer, og kan fokusere på strategi og kvalitet – når de manuelle repetetive oppgavene automatiseres med Cobrief kan de både svarer på flere anbud og levere bedre anbud, sier Arbo.