Å vinne et offentlig anbud kan være en tidkrevende prosess som krever nøyaktighet, forståelse av kravene og sterk konkurranseevne. Dessverre gjør mange bedrifter noen vanlige feil som kan koste dem anbudet, selv om de er godt kvalifisert. Her ser vi på tre klassiske feil og hvordan du kan unngå dem.
En typisk feil mange leverandører gjør er mangelfull forståelse av kvalifikasjonskravene. Kvalifikasjonskravene er spesifikke betingelser satt av oppdragsgiver for å sikre at de kun mottar tilbud fra leverandører med nødvendig kompetanse, erfaring og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Disse kravene kan variere fra dokumentasjon av erfaringer til spesifikke sertifiseringer eller økonomisk kapasitet. En feilaktig tolkning eller manglende oppfyllelse av kravene kan føre til at tilbudet ditt blir avvist før det vurderes, noe som kan resultere i tapte muligheter og ressursbruk.
Eksempelvis kan en leverandør misforstå kravet om referanseprosjekter ved å inkludere tidligere prosjekter som ikke er direkte relevante for oppdraget de byr på. Hvis oppdragsgiver krever referanser fra prosjekter med spesifikke teknologier eller innenfor en bestemt bransje, og leverandøren i stedet oppgir generelle prosjekter uten tydelig kobling til det etterspurte, kan dette bli sett på som manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene.
For å unngå slike feil bør du alltid sette deg grundig inn i kvalifikasjonskravene før du begynner å skrive tilbudet. Les kravene nøye og vurder om du oppfyller alle. Sørg for å dokumentere all relevant erfaring og kompetanse, og vær spesielt oppmerksom på formelle krav som sertifikater og godkjenninger. Hvis du er usikker på et krav, ikke nøl med å kontakte oppdragsgiveren for avklaringer, da dette ofte kan løse misforståelser og forhindre avvisning av tilbudet ditt på formelt grunnlag.
En annen klassisk feil noen leverandører gjør, er å sende inn et standardtilbud som ikke er godt nok tilpasset det spesifikke anbudet. Dette skjer typisk når en leverandør gjenbruker tidligere tilbud uten å ta hensyn til det unike ved hvert oppdrag. Et slikt tilbud kan lett gjennomskues og vise at du ikke har tatt deg tid til å forstå oppdragsgivers spesifikke behov eller er villig til å skreddersy tjenestene dine.
Eksempelvis kan et reklamebyrå sende inn et tilbud hvor de viser til tidligere suksessfulle kampanjer, men unnlater å beskrive hvordan de vil tilpasse sin strategi og metodikk til oppdragsgiverens spesifikke målgruppe og marked. Hvis oppdragsgiver er ute etter en skreddersydd tilnærming (som vi ofte opplever at de ønsker), kan tilbudet ikke bli vurdert som sterkt nok sammenlignet med andre som har tatt hensyn til dette.
For å unngå denne situasjonen er det viktig å balansere gjenbruk av tidligere arbeid med behovet for skreddersøm i tilbudene dine. Gjenbruk av innhold kan være tidsbesparende og økonomisk fordelaktig, spesielt når man allerede har utviklet sterke kampanjer eller løsninger med deler som kan gjenbrukes. Men denne tilnærmingen kan, som tidligere nevnt, være et toegget sverd; da kan et verktøy som Cobrief være til stor nytte.
Ved å bruke Cobrief AI til å skrive anbudet ditt, kan du gjenbruke innhold fra tidligere besvarelser eller selskapsinformasjon. Samtidig skreddersyr Cobrief innholdet etter konteksten og kravene i det nye anbudet du jobber med – alt på få sekunder. Se hvordan Cobrief fungerer i videoen under.
En kjent problemstilling for mange som har levert anbud, er å ha oversett et dokumentasjonskrav eller at det har oppstått en feil ved opplasting av et vedlegg ved levering. Det er fristende å anta at oppdragsgiveren vil forstå verdien av tilbudet ditt likevel, men dette er en farlig antakelse. Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet ditt blir vurdert som ufullstendig og derfor ikke tas i betraktning.
Eksempelvis kan et IT-konsulenthus sende inn tilbudet sitt elektronisk rett før fristen, uten å oppdage at den viktige filen med teknisk dokumentasjon enten ikke har blitt lastet opp korrekt eller at filen er skadet og ikke kan åpnes av oppdragsgiveren. På grunn av tidspresset kan de ha få eller ingen mulighet til å oppdage og rette opp feilen før fristen utløper, noe som kan føre til at tilbudet blir avvist som ufullstendig.
For å unngå slike situasjoner, er det avgjørende å være i god tid med både forberedelsene og innsendingen av tilbudet. Ved å laste opp alle nødvendige dokumenter i god tid før fristen, får du muligheten til å dobbeltsjekke at alt er korrekt og lesbart. Skulle det oppstå problemer med opplasting eller filformater, gir det deg tid til å rette opp eventuelle feil eller kontakte oppdragsgiveren for teknisk støtte. Å være frempå og tidlig ute kan derfor forebygge stress og potensielle feil som kunne ha vært unngått med bedre tidsstyring.
Ved å bruke det AI-drevne anbudsverktøyet Cobrief, kan du sikre at tilbudene dine ikke bare er komplette, men også optimalisert for å møte både kvalifikasjonskrav og spesifikke tildelingskriterier. Cobrief analyserer kravene i anbudet, hjelper deg med å identifisere hvor tilbudet ditt kan forbedres, og hvordan du kan gjenbruke innhold – samtidig som du leverer et skreddersydd og detaljert tilbud som øker sjansene for å vinne.
